ตอนนี้กำลังทำเล่มแดงอยู่ (โปรเจคจบ) ก็เลยอยากจะเอาเทคนิคเจ๋งๆมาบอก (สาระ!!) ใช้แล้วชีวิตจะดีขึ้นแต่ส่วนมากขี้เกียจกันเลยไม่ได้สังเกตุมั้ง ฝึกไว้แล้วเอกสารจะเป็นระบบขึ้นมากเลยแหละ
คำเตือน! ทำตามให้ละเอียดไม่งั้นเละแน่
- จัดระเบียบหัวข้อ (Set Heading Style : SHS)
- จัดระเบียบหัวข้อแบบมีรันเลข (Automatically Numbered SHS : ANSHS)
- สารบัญอัตโนมัติ
- ขึ้นหน้าใหม่ (Page Break)
- ทำไงดีให้เลขหน้าเริ่มนับที่หน้าอื่น (Section Break)
- ใส่คำใต้ภาพ,ตาราง อื่นๆ (Captions)
- อยากให้ Captions ไปด้วยกันกับภาพ
- อ้างอิงถึงรูปต่างๆ แทนที่จะเขียนว่า ดังรูปด้านบน ดังรูปด้านล่าง (Cross Reference)
- สารบัญภาพ (Table of Figures)
- ใส่เอกสารอ้างอิงเปเปอร์หรือหนังสือต่างๆ (Bibliography)
- ใช้ไม้บรรทัดจัดย่อหน้า
- กำลังพิมพ์ Bullet อยู่แล้วอยากเว้นบรรทัดโดยไม่ทำ Bullet ใหม่ แต่ยังอยากทำ Bullet ต่ออยู่ทำไงดี
- ไฟล์ใหญ่ หลายหน้ามาก อยากโดดไปที่หัวข้อซักอัน (Navigation Pane)
เทคนิคที่เป็นจุดกำเนิดของความอัตโนมัติ พวกหัวข้อต่างๆในเอกสาร แนะนำให้ทำเป็น Style ไว้ ไม่ใช่มาไล่ปรับทีละอัน (แล้วก็ลืมว่า หัวข้อย่อยระดับสอง มันตัวใหญ่เท่าไหนหว่า) แล้วจะสามารถทำอะไรอย่างอื่นได้มากมาย ขาดเทคนิคนี้ไปแทบทำอะไรต่อไม่ได้เลย
- ปรับแต่งหัวข้อให้เรียบร้อยก่อนว่าเอาใหญ่ขนาดไหน เป็นยังไง จัดกลางรึเปล่า Font อะไร
- คลุมข้อความหัวข้อไว้ ข้างบนแถบ Home จะเห็น Style Heading 1 , Heading 2 อยู่ คลิกขวาที่ระดับหัวข้อที่ต้องการทำ แล้วเลือกตามในภาพ ต้องเลือก Style ที่มีคำว่า Heading ที่ Word เตรียมมาให้เท่านั้นไม่งั้นเวทย์มนตร์จะไม่เกิด หัวข้อไหนใหญ่กว่าเลือก Heading ที่เลขน้อยกว่า
- จะเห็นว่าไอคอนข้างบนเปลี่ยนจากฟ้อนน้ำเงินกากๆเป็นตามของเราแล้ว ถือว่าเสร็จ
- ทีนี้อยากทำหัวข้อขนาดไหนก็คลุมแล้วกดที่ปุ่ม Style ได้ทันที อย่างในภาพนี้ทำให้ดู 2 ระดับ
SECRET : ตอนแรก Heading 3,4,5,6,7,8,9 จะยังไม่โผล่มา ถ้าใช้ Heading 2 เมื่อไหร่ 3 จะโผล่มา
จัดระเบียบหัวข้อแบบมีรันเลข (Automatically Numbered SHS : ANSHS)
- พื้นฐาน : SHS
ทำให้ Style ฉลาดขึ้นโดยให้มันมีเลขขึ้นและเรียงอัตโนมัติได้เลย โดยเราต้องใช้พลังของสายฟ้าเข้ามาช่วย
- ที่หัวข้อใหญ่ พิมพ์เลข 1 แล้วกด Space Bar จะมีรูปสายฟ้าขึ้นมาเพื่อบอกว่าได้พลังสายฟ้าแล้ว แปลว่าตอนนี้ฉลาดแล้ว (ถ้าใครอยากได้แบบมีจุด พิมพ์เลข 1 พิมจุด แล้วกด Space Bar ก็จะมีสายฟ้าเหมือนกัน แบบในภาพ) ถ้าใครทำแบบไม่มีจุดแล้วสายฟ้าไม่มา ให้ทำแบบมีจุดไปก่อน แล้วค่อยคลิกขวาที่เลข Numbering > Define new number format ไปลบจุดออก
- เซ็ตให้ความฉลาดกลายเป็น Style ได้โดยทำเหมือนใน SHS ที่บอกไป (ลากคลุมได้ไม่ถึงหัวตัวเลข)
- ดูที่ไอคอน Style จะเห็นว่าพลังสายฟ้าเข้าไปอยู่ใน Style เรียบร้อยแล้ว ทีนี้ Heading 1 อันอื่นๆที่เคยทำไว้ก็จะมีความฉลาดขึ้นมาโดยอัตโนมัติ
- หัวข้อรองเราจะทำให้มันฉลาดกว่าโดยให้มันเลือกเลขหน้าตามหัวข้อใหญ่ แล้วตามด้วยหัวข้อรอง วิธีทำคือ ที่หัวข้อรอง ด้านหน้า พิมพ์เลข 1 พิมพ์ จุด พิมพ์เลข 1 พิมพ์ จุด แล้วกด Space Bar ทันทีที่กด Space Bar แล้วจะมีรูปสายฟ้าขึ้นมา แปลว่าได้รับพลังสายฟ้าที่ฉลาดกว่าเดิมมาแล้ว สายฟ้านี้จะก๊อปเลขตัวแรกมาจากหัวข้อ Heading 1 ได้เอง (ถ้าใครไม่อยากได้จุดอีกเม็ด ก็กด Space Bar เรียกสายฟ้าในตอนที่ยังไม่ได้พิมพ์จุดสุดท้าย)
- ทีนี้ก็เซ็ตไอ้นี่เป็น Heading 2 ด้วยวิธีเดิมจะเห็นว่า Heading 2 ที่เคยทำมาจะฉลาดขึ้นเองได้ด้วย
NOTE : ถ้าทำตามนี้แล้ว ต่อไปจะเกิดบัคแปลกๆคือถ้าคลิกที่ปุ่ม 
เวลาเราจะทำรายการตัวเลข มันจะ Apply Style Heading 1 ให้ทำให้รายการเราใหญ่เบื้อเริ่มแถมเรียงเลขต่อจากหัวข้ออีกด้วย วิธีแก้คือกดลูกศรเล็กๆข้างๆแทนแล้วเลือกรูปแบบที่ชอบ
เห็นว่าบางคนก็ทำจุดขั้นที่สองไม่ได้ ไม่รู้ทำไม 55 เวลาเราจะทำรายการตัวเลข มันจะ Apply Style Heading 1 ให้ทำให้รายการเราใหญ่เบื้อเริ่มแถมเรียงเลขต่อจากหัวข้ออีกด้วย วิธีแก้คือกดลูกศรเล็กๆข้างๆแทนแล้วเลือกรูปแบบที่ชอบ
สารบัญอัตโนมัติ
- พื้นฐาน : SHS, ANSHS
หากทำ Heading มาดีแล้วก็แทบจะไม่ต้องทำสารบัญเองเลย มันจะมาเอง
- ที่แถบ Reference จะมี Table of Contents ให้กดเลือกปุ่มที่มีคำว่า Automatic เท่านั้น
- จะได้สารบัญออกมาทันที ซึ่งสามารถเปลี่ยน Font หรือขนาดอักษรได้ตามสบาย แก้หัวเรื่องที่เขียนว่า Table of Contents ได้แต่แก้เนื้อหาไม่ได้เพราะมันอัตโนมัติ ถ้าจะอัพเดทให้คลิกที่ปุ่ม Update Table
ขึ้นหน้าใหม่ (Page Break)
ใครที่เวลาขึ้นหน้าใหม่แล้วเคาะ Enter รัวๆจนได้หน้าใหม่แล้วขอให้เลิกแล้วมากด Ctrl+Enter แทน จะทำให้ขึ้นหน้าใหม่ได้ทันที ถ้าเคาะ Enter รัวๆสิ่งที่ได้คือตัวอักษรเว้นบรรทัด ทีนี้ถ้าเราพิมพ์อะไรในหน้าที่เราเคาะ Enter รัวๆเพิ่มเข้าไป จะทำให้ตัวอักษรเว้นบรรทัดถูกดันลงไปข้างล่าง ไปดันหัวข้อในหน้าถัดๆไปเละหมด
ทำไงดีให้เลขหน้าเริ่มนับที่หน้าอื่น (Section Break)
ถ้าใส่เลขหน้าโดยการดับเบิลคลิกที่ Footer แล้วเลือก Insert > Page Number เลขหน้ามันจะเรียงจากหน้าแรก แต่ส่วนมากอยากให้เริ่มหลังจากสารบัญ
- ถ้าดับเบิลคลิกที่ Footer/Header แล้วจะเห็นแถบสถานะสีฟ้าขึ้นมาตามภาพ ตอนนี้สารบัญยังผิดอยู่เพราะเริ่มนับที่หน้า 2
- วิธีทำให้ออกจากโหมด Header/Footer ก่อนด้วยการดับเบิลคลิกที่เนื้อความ คลิกไปที่หน้าที่อยากจะแบ่ง Section เลือก Page Layout > Breaks > Section Break ตรงนี้เลือกอะไรก็ได้ที่อยากทำ เราอยากให้หน้าถัดไปเป็นคนละ Section กับหน้านี้ ก็เลยต้องเลือก Next Page
- ทีนี้เมื่อดับเบิลคลิกที่ Header/Footer เพื่อดูสถานะอีกที จะเห็นว่ามันมีบอกมาเพิ่มแล้วว่าอยู่ Section ไหน กับมีสถานะ Same as Previous เพิ่มเข้ามา ตัว Same as Previous เป็นตัวบอกว่า เอา Header กับ Footer แบบเดียวกับ Section ที่แล้ว (ซึ่งเลขหน้า เป็น Header/Footer ชนิดหนึ่ง) ตอนนี้ Section 2 กำลังเชื่อมกับ Section 1 มันเลยนับเลขหน้าต่อๆกันมา
- ลบสถานะ Same as Previous ออกได้โดยการดับเบิลคลิกที่ Header/Footer ก่อนแล้วในแถบเครื่องมือของ Header/Footer ให้คลิก Link to Previous ออก สถานะจะหายไป
- เสร็จแล้ว เราสามารถลบเลขหน้าของ Section ก่อนหน้าได้โดยไม่ทำให้เลขหน้าของอีก Section หนึ่งหายไปได้แล้ว เพราะมันไม่ Link to Previous แล้ว (Header อาจยังเป็น Same as Previous อยู่ได้ มันแยกกันกับ Footer)
- ถ้าเลขหน้ามันยังเริ่มต้นไม่ถูกก็สามารถปรับได้ใน Insert > Page Number > Format Page Number แล้วปรับเป็นตามรูป อัพเดทสารบัญแล้วจะพบว่าเลขหน้าถูกต้องแล้ว
ใส่คำใต้ภาพ,ตาราง อื่นๆ (Captions)
- พื้นฐาน SHS, ANSHS
เวลาจะใส่ภาพแล้วมีคำอยู่ด้านล่างเช่น "รูปที่ 4-2 ผลการประยุกต์ใช้จริง" สามารถใช้เครื่องมืออัตโนมัติได้คือ Captions
- เวลาจะใส่ให้ไปที่ References > Insert Caption เราจะสามารถตั้งค่าอะไรได้มากมายเช่น จะให้เขียนว่าอะไร (ภาพที่ รูปที่ กราฟที่ ถ้าไม่มีที่อยากได้ให้กด New Label...) แต่จุดสำคัญอยู่ในปุ่ม Numberingต้องติ้ก Include chapter number จะทำให้มีเลขนำหน้า (เช่น 2-1) ตาม Heading ระดับไหนก็ได้ ซึ่งถ้าไม่ยอมทำ SHS, ANSHS มาก่อนมันจะทำไม่ได้ ส่วนมากเราจะเลือกให้มันตาม Heading 1
- เมื่อสร้างออกมาหลายๆครั้งจะเห็นว่าเลขหน้าเอามาจาก Heading 1 ส่วนเลขหลังจะเรียงให้เรา
- ถ้าอยากจะเปลี่ยนสไตล์ของ Caption ให้ใช้ความรู้จากหัวข้อ SHS โดยให้เลื่อนลงมาดูจะมี Style นึงที่มีชื่อว่า Caption ให้เปลี่ยน Style นั้น
- แล้ว Caption ทั้งหมดก็จะเปลี่ยนตามทันที
- ถ้าเราไปเปลี่ยนเช่นแทรกหัวข้อใหญ่มาคั่นหรือทำรายการ Figure แหว่ง จะเห็นว่ามันไม่ยอมฉลาดเปลี่ยนให้
- วิธีอัพเดทให้คลุมแล้วกด F9 ก็ได้แต่มันจะอัพเดทให้อันเดียว ไม่ใช่ทั้งเอกสาร ต้องกด Ctrl+A แล้ว F9 เพื่ออัพเดททั้งเอกสาร
อยากให้ Captions ไปด้วยกันกับภาพ
- พื้นฐาน : Captions
Insert > Text Box แล้วเอามาใส่ในกล่องไว้ด้วยกัน อาจลบขอบ Text Box ออกทีหลังได้จากเมนู
อ้างอิงถึงรูปต่างๆ แทนที่จะเขียนว่า ดังรูปด้านบน ดังรูปด้านล่าง (Cross Reference)
- พื้นฐาน Captions
ถ้าพิมพ์ไปเลยว่า ดังรูปที่ 3 แบบนี้ ถ้าเกิดเปลี่ยนลำดับรูปหรือเอารูปอื่นไปแทรกจนต้องรันเลขใหม่หมด ก็ต้องมาแก้ในเนื้อความด้วย วุ่นวายไปหมด แต่ถ้าใช้วิธีนี้ เมื่อลำดับรูปเปลี่ยนก็แค่คลุมแล้วกด F9 ก็อัพเดทให้เองแล้ว
Reference > Cross-Reference
แล้วเลือกตามในภาพ จะเห็นรายการของรูปที่ทำ Captions ไว้ (เลือกตามประเภท Captions ในที่นี้เลือก "รูปที่"
พอกด Insert ก็จะได้คำที่ต้องการออกมาในตำแหน่งเคอร์เซอร์ สังเกตุว่าเมื่อคลิกที่คำที่เพิ่งแทรกจะเป็นสีเทาคลุม แปลว่าเป็นคำพิเศษที่สามารถอัพเดทด้วย F9 ได้นั่นเอง
สารบัญภาพ (Table of Figures)
- พื้นฐาน : Captions
- ถ้าทำ Captions มาดีแล้ว เพียงกด References > Insert Table of Figures ปุ่มอยู่ข้างๆ Captions ก็จะได้สิ่งที่คล้ายๆสารบัญมาทันที ถ้าจะอัพเดทก็กดปุ่ม Update Table ข้างล่าง
- ลืมบอกว่าถ้าเลือกคำขึ้นต้นต่างกัน มันจะอยู่คนละชุดกัน และถ้าไม่ติ้กเลือก Include chapter number ตอนสร้าง Caption จะทำให้ตัวเลขมันทะลุ Heading ได้ (มันจะนับต่อกันเลย) ภาพนี้เทียบทั้งสองแบบให้ดูจะเห็นว่า Equation ขึ้นต้นใหม่แต่ รูปที่ มันนับต่อกัน
- เพราะฉะนั้นตอนจะสร้างสารบัญภาพ เราก็ต้องเลือกด้วยว่าจะเอาสารบัญภาพของคำขึ้นต้นไหนเลือกตรงนี้
ถ้าทำๆไปหน้าเลื่อน อยากจะ Update เลขหน้าให้ตรงก็ทำได้โดยคลุมแล้วกด F9
ใส่เอกสารอ้างอิงเปเปอร์หรือหนังสือต่างๆ (Bibliography)
ทำเล่มแดงแน่นอนว่าต้องมีการอ้างอิงบ้าง เคยรำคาญไหมที่ต้องเลื่อนไปดูหน้าบรรณานุกรมว่าเปเปอร์นี้เลขเท่าไหร่ จะอ้างอิงทีต้องเลื่อนไปเลื่อนมา ลบเปเปอร์ออกแล้ว Index เละอีกต้องมานั่งหาใหม่ทั้งเล่ม ถ้าทำตามระบบ Word แล้วทุกอย่างจะง่ายดายและอัตโนมัติ
- ตอนแรกเราต้องทำ Source ก่อนว่า ทั้งเอกสารเรานี้จะอ้างอิงใครบ้าง ไปที่ References > Manage Sources
- ในหน้าจัดการเอกสารอ้างอิงนี้กด New แล้วใส่ข้อมูลให้พอใจ อย่าลืมเลือก Type of Source ให้ถูกก่อนเริ่มพิมพ์ข้อมูล
- เมื่อเสร็จแล้วจะเห็น Preview ด้านล่างว่ามันฉลาด จัดรูปแบบให้เราเสร็จเลย (ได้หลายแบบด้วย)
- เวลาจะใช้งาน เลือก Bibliography แล้วทั้งหมดที่กรอกลงใน Sources จะโผล่มา
- เราสามารถเปลี่ยน Style ของการอ้างอิงได้แล้วทุกอย่างจะอัพเดทอัตโนมัติ ถ้าเราเพิ่ม Source ใหม่ก็สามารถอัพเดทบรรณานุกรมได้คล้ายๆกับตอนทำสารบัญ
- ปัญหาก็คือเวลาจะอ้างอิงในเอกสาร ถ้ากดปุ่ม Insert Citation มันจะได้ออกมาเป็น (Gooch, 1998) แบบนี้ซึ่งบางคนอาจจะอยากได้สไตล์วิศวกรรมซึ่งก็คือแบบ [1] แทน อันนี้เราต้องเลิกใช้ระบบอัตโนมัติของมันแล้ว (เหตุผลเดี๋ยวบอก) โดยการก๊อปบรรณานุกรมมาแปะที่ใหม่ แล้วเลือก Paste เอาแต่ตัวอักษร หลังจากนี้ถ้าจะเพิ่มบรรณานุกรมต้องพิมพ์เพิ่มเอง
- ลากคลุมไอ้ที่ก๊อปมาใหม่ แล้วใส่ Numbered List แบบเหลี่ยม ถึงตรงนี้ถ้ายังใช้ระบบของมันอยู่ เราจะเติมรายการใหม่ให้มันขึ้น Numbered List ต่อกันไม่ได้ แถมถ้าเผลอกด Update แล้ว Numbered List จะหายไปทั้งหมด ที่อ้างอิงไว้จะเละหมด ถึงได้บอกว่าต้องเลิกใช้ระบบของมันแล้ว
- คราวนี้เราจะอ้างอิงมาที่นี่ได้โดยการใช้ Cross-Referenceแทนการใช้ Insert Citationเข้าไปได้ตามภาพ
- เลือกทุกอย่างตามภาพ เลือกเอกสารอ้างอิงที่ต้องการด้านล่าง (ถ้าลืมใส่ Numbered List จะไม่มีให้เลือก) แล้วกด Insert จะเห็น [_] แทรกเข้ามาตรงที่เคอร์เซอร์อยู่ กดได้หลายทีก่อนปิดหน้าต่าง (ตรงนี้ ถ้าอยากอ้างอิงอย่างอื่นเช่น Caption ก็ลองๆเลือกดูใน Reference Type ได้)
- เมื่อลองเปลี่ยนลำดับของเอกสารอ้างอิงหรือแทรกอันใหม่เข้าไป ลองใช้เทคนิคอัพเดทที่สอนไปในหมวด Caption (Ctrl+A F9) จะพบว่า Cross-Reference ก็จะเปลี่ยนได้เองไม่ต้องนั่งแก้ใหม่
คำเตือน เวลาจะเปลี่ยนลำดับเอกสารอ้างอิงต้องระวังมากๆ Word จะมี Bookmark ลับซ่อนอยู่ที่ต้นของ Numbered List จากตัวอย่างนี้ 
จริงๆแล้วมี Bookmark ซ่อนอยู่ตรงนี้
วิธีที่ถูกคือพิมพ์ต่อท้ายแล้วกด Enter ตบลงมา
Bookmark ใหม่ (เหลือง) จะดันที่เหลือลงไป เมื่ออัพเดท (Ctrl+A F9) แล้วจะทำให้ไอ้สีเขียวอัพเดทได้เป็น [3] แต่ถ้าทำผิดวิธีคือวางเม้าส์ไว้ตรงตัว M แบบในภาพแล้วกด Enter ลงมา แล้วค่อยขึ้นไปพิมพ์บรรทัดใหม่
ผลก็คือ Bookmark เขียวดันอยู่ที่เดิม อันใหม่สีเหลืองกลับโผล่มาด้านล่างแทน แบบนี้มันก็จะไม่อัพเดท ยังไงก็ยังเป็น [2] อยู่ ถือว่าผิด 
ใช้ไม้บรรทัดจัดย่อหน้า
NOTE : ระวังอย่าไปจับโดนขอบสีเทาเพราะอันนั้นคือเปลี่ยน Indent ของทั้งเอกสารไม่ใช่เฉพาะย่อหน้านี้
SECRET : ถ้าตั้งไม้บรรทัดเสร็จแล้วสามารถเอาไปฝังเป็น Style ได้ตามที่สอนใน SHS แล้วทุกที่ที่ใช้ Style นี้ก็จะมีการเว้นย่อหน้าเหมือนกันอัตโนมัติ
SECRET : ถ้าเป็น Bullet / Numbered Sequence มันจะแตกต่างนิดหน่อย
-ถ้าตัวเยื้องบรรทัดแรกมันนำหน้า ก็จะปกติ
-แต่ถ้ามันตามหลัง จะเห็นว่าตัวเยื้องบรรทัดถัดๆไปมันไปจัดบรรทัดแรกให้ด้วย ส่วนตัวเยื้อองบรรทัดแรกจะใช้จัดตำแหน่ง Bullet แทน
เครดิตที่มา http://pyasry.exteen.com/20121216/microsoft-word